Grants Manager at IRC - International Rescue Committee

Akwajobs   (Maroua, Cameroon)

Posted : 18 December, 2021

Category : Donor Relations/Grants Management   Location : Maroua, Cameroon

Job type : Full Time

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Contexte/résumé d’IRC :

International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieuse qui vient en aide aux réfugiés du monde entier. IRC met en œuvre des programmes visant à promouvoir des solutions durables pour les personnes déplacées, les réfugiés et les communautés d'accueil par le biais de projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. IRC soutient les réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays d'Europe, d'Afrique et d'Asie, ainsi que par le biais d'un programme de soutien à la réinstallation aux États-Unis. IRC est une organisation engagée en faveur de la liberté, de la dignité humaine et de l'autonomie. Cet engagement se traduit par une aide à la réinstallation bien planifiée, une aide d'urgence mondiale, la réhabilitation et la défense des intérêts des réfugiés.

IRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes affectées par les violences liées à Boko Haram, dans l'Extrême-Nord du pays. L'assistance aux populations déplacées s'étend à travers l'Extrême-Nord, notamment Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, en fournissant des programmes pour augmenter l'accès à l'eau et améliorer les pratiques d'hygiène dans les communautés déplacées et hôtes vulnérables ; des programmes d’espèces pour permettre aux familles pauvres de répondre aux besoins de base et d'améliorer la sécurité alimentaire ; et des programmes de protection, notamment en répondant aux besoins spécifiques des femmes et des filles. IRC a des bureaux de terrain à Maroua et à Kousseri.

Suite à la crise dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest du Cameroun, IRC a étendu ses opérations dans la région du Sud-Ouest en août 2018 et dans le Nord-Ouest en 2019. IRC fournit une aide humanitaire vitale aux populations déplacées de ces zones et a des bureaux de terrain basés à Buea et Bamenda.

Avec son bureau de coordination à Yaoundé, le programme pays d’IRC au Cameroun développera son nouveau plan stratégique "Strategy 100" en 2021, à travers lequel nous visons à fournir le meilleur impact possible pour certains des garçons, filles, femmes et hommes les plus vulnérables touchés par les crises humanitaires. Dans tout ce que nous faisons, nous nous efforçons de respecter les valeurs fondamentales d’IRC que sont l'intégrité, la responsabilité, le service et l'égalité.

Aperçu/résumé du poste :

Sous la supervision directe du Senior Grants and Program Coordinator, le Grants Manager est chargé de fournir un soutien à l'équipe d’IRC. Les tâches comprennent l'établissement de rapports pour les bailleurs ou à des fins internes, la rédaction et la coordination des propositions, la tenue à jour des dossiers de subventions et des documents de suivi (en Excel) et des bases de données d’IRC, la programmation et l'organisation de réunions régulières sur les subventions, le suivi financier des subventions et le soutien aux équipes des programmes et des opérations dans le traitement des contrats avec les bailleurs et dans la gestion quotidienne des subventions.

Superviseur direct : Senior Grants and Program Coordinator

Le poste supervise directement : N/A

Autres contacts internes et/ou externes : Le GM travaillera en étroite collaboration avec un autre GM, le coordinateur principal des subventions et des programmes, l'équipe de gestion d’IRC (Directrice adjointe aux programmes coordinateur des opérations, coordinateur de terrain, directeur pays et directeur adjoint aux finances (DDF)), les coordinateurs techniques et les Programs Managers, ainsi que le département de suivi et d'évaluation pour assurer une gestion des subventions de qualité.

Principales responsabilités :

Le GM sera chargé de l'ensemble des activités bailleurs et de l'élaboration des documents bailleurs afin d'assurer la qualité des relations avec les bailleurs et le respect des délais d'établissement des rapports.

Avec pour fonction principale de fournir une analyse et une supervision pour assurer la conformité aux exigences spécifiques des subventions, ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d'autres dimensions du cycle de gestion des subventions, notamment :

·Gestion et conformité des subventions

·Documentation des résultats et établissement de rapports, y compris la préparation et/ou la révision des informations et des rapports destinés aux parties prenantes internes et externes.

Responsabilités spécifiques :

Gestion des subventions et conformité :

·Développer et modifier les politiques/procédures/systèmes conformément aux règlements des bailleurs et aux besoins et objectifs de l'organisation.

·Élaborer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi du financement, des calendriers de rapports, des formats et des documents de directives de conformité, et veiller à ce que l'équipe soit au courant de ces échéances.

·Soutenir l'équipe du programme et des opérations, Senior Grants and Program Coordinator dans la préparation et le suivi des réunions du cycle de projet, et diriger les réunions.

·Soutenir la production des rapports des bailleurs et veiller à ce que les rapports soient de bonne qualité et soumis dans les délais.

·Aider à la préparation des visites de monitoring externe, des examens et des audits, ainsi que des évaluations, et y participer le cas échéant.

·Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel sur le terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien individuel de suivi, dans la rédaction de rapports, l'élaboration de propositions et d'autres sujets.

·Avec le soutien du personnel chargé des subventions au siège d’IRC, répondre aux questions de conformité des bailleurs posées par le personnel chargé des programmes et des finances d’IRC au Cameroun, afin de garantir le respect des réglementations des bailleurs.

·Assister l'équipe du programme et des opérations dans la préparation, l'examen et la modification des protocoles d'accord et des contrats de subvention, selon les besoins du programme national d’IRC au Cameroun.

·Établir et maintenir l’archivage électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention, qui seront utilisés à des fins de suivi et de reporting.

·Effectuer des examens de conformité de routine des subventions.

·En coordination avec les équipes des finances et des programmes, assurer une gestion efficace des ressources financières, y compris l'examen et l'approbation des budgets des projets et le suivi des dépenses.

·Participer aux réunions internes BvA ainsi qu'aux réunions avec les partenaires pour s'assurer que le projet est en bonne voie et que toutes les sous-dépenses et les sur-dépenses sont traitées avec une planification adéquate.

·Travailler en étroite collaboration avec les équipes chargées des finances et des subventions pour réviser et ajuster le budget si nécessaire.

·Assurer le respect total de toutes les réglementations des bailleurs, d’IRC et d'autres réglementations fiduciaires.

 

Documentation des résultats et reporting :

·Travailler avec le personnel concerné pour exploiter les résultats programmatiques et opérationnels d’IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte directe de fonds, y compris le maintien des données sur les performances passées et la capacité de l'organisation, les publications et la diffusion, et les visites aux bailleurs.

·Participer aux examens et évaluations périodiques du programme afin de garantir une documentation systématique des meilleures pratiques et des leçons apprises par le personnel du programme, maintenir un système centralisé accessible à tout le personnel et le diffuser.

·En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, mettre en place des systèmes efficaces pour assurer la transmission en temps voulu des rapports aux bailleurs, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et s'assurer que les rapports soient au bon format, et éditer des sections des rapports si nécessaire.

 

Développement de projet : en étroite collaboration avec le coordinateur principal des subventions et des programmes et avec son soutien, le GM sera responsable de :

·Coordonner l'élaboration de propositions de financement de qualité en coordination avec le DDP, les coordinateurs sur le terrain, les responsables techniques et les équipes des finances et des opérations et s’assurer que les nouveaux projets sont alignés sur le plan d'action stratégique du pays.

·Contribuer à l'élaboration et à la gestion du budget en coordination avec le service financier, en examinant le budget pour s'assurer qu'il correspond à l'intervention proposée et que les coûts corrects sont inclus.

·Collaborer étroitement avec les équipes chargées des subventions au siège et les équipes techniques sectorielles à New York, Londres ou Berlin, afin de s'assurer que les propositions répondent aux normes internes et sont conformes aux exigences des bailleurs.

·S'assurer que les systèmes d’IRC pour l'élaboration des propositions sont compris et respectés par les départements des programmes, des finances, des opérations et le management, et aboutissent à des soumissions de qualité et en temps voulu.

 

Environnement de travail :
Le Grants Manager sera basé à Maroua avec des déplacements dans les sous-bureaux et au bureau de coordination de Yaoundé. Cependant, en fonction du candidat, IRC envisagera de placer le poste dans un autre bureau de terrain d’IRC Cameroun.

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