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ASSISTANTE DE DIRECTION

CAMES SARL   (Yaoundé, Centre, Cameroun)

Posted : 19 September, 2018
Category :    Location : Yaoundé, Centre, Cameroun
Job type : Full Time

La CAMEROON EMPLOYMENT SERVICES, entreprise spécialisée dans la gestion des ressources humaines, l'accompagnement des entreprises et des jeunes dans l'atteinte de leurs objectifs professionnels, recherche pour l'un de ses clients une Assistante de direction.

Mission principale:

L’assistante de direction servira de relais opérationnel au directeur sur les projets dont il assure le pilotage.

Effectue les opérations de transmission et traitement des informations, nécessaires à la bonne marche
des services et à ses relations internes et externes.

Description des tâches

Ø  Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services, ainsi qu’avec les élus.

-          diffuse des notes de service : rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse.

-          classe et archive les documents de la direction

Ø  Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes :

-          assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail

-          prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables

Ø  Réalise et / ou centralise les compte-rendus. Prise de notes dans certaines réunions en accompagnement du directeur

Ø  Assure, en tant que collaboratrice du Directeur, son secrétariat personnel classique : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements. L’affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance.

Ø  Assure des fonctions d'assistante qui impliquent de palier dans une certaine mesure aux absences du Directeur : gestion et suivi de certains dossiers, rédaction de notes à partir de consignes, gestion de mailings

Ø  Contribue à la circulation de l’information et aux échanges avec l’équipe et les animateurs de pôles.

Assistant de projet :

Ø  participation en qualité de « cheville ouvrière » à toutes les phases d’un projet (initialisation, préparation, réalisation, clôture)

Ø  surveillance de la conformité de la réalisation avec le cahier des charges, suivi et mise à jour des plannings opérationnels, gestion quotidienne des relations avec les prestataires, participation à la mise
en œuvre de plans d’exécution, élaboration d’outils de suivi

.

Qualités et compétences requise

 

·         Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers

·         Savoir s’organiser efficacement

·         Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative

·         Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication : téléphone et internet

·         Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note

·         Bonne expression orale et écrite

·         Capacité à gérer simultanément plusieurs activités

·         Capacités relationnelles, grande curiosité professionnelle, adaptabilité,

·         Capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir les relations professionnelles du Directeur

·          Connaissance des rouages de la structure et de ses structures affiliées ou membres afin d'être un interlocuteur efficace pour chacun de ses interlocuteurs potentiels.

·         Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement

·         Respect des procédures et des normes

·         Sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience

·         Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions

·         Confidentialité, discrétion

·         Maîtrise de l’anglais

·         Grande disponibilité

·         Esprit d’analyse et de synthèse

·         Capacité à faire circuler l’information

Formation & Expérience

§  Minium BTS en secrétariat de direction ou gestion administrative ou gestion des projets ;

§  Avoir au moins 2 ans d’expériences à un poste similaire.

Conditions de recevabilité des candidatures

Les candidats(es) intéressé(es) sont priés(es) d'envoyer les dossiers de candidature constitués d'une lettre de motivation et de leur CV à l'adresse suivante : "recrutement@camescm.com"

Seuls les candidats retenus seront contactés

NB: préciser en objet de votre mail l'intitulé du poste.