Assistant De Direction/Executive Assistant

Saint James Holdings   (Douala, Cameroon)

Posted : 19 October, 2021

Category : Assistant   Location : Douala, Cameroon

Job type : Full Time

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French Version

ASSISTANTE DE DIRECTION

 

St JAMES HOLDINGS, groupe composé de plusieurs enseignes, recherche pour le développement de ses activités, une Assistante de direction. Poste basé à Douala- Cameroun.

PRINCIPALES MISSIONS : L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale et des Services.

Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Elle prend en charge, en lien avec la Direction Générale, l’organisation matérielle et logistique des réunions administratives.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Minimum BAC+2 en assistanat, gestion d'entreprise ou tout autre diplôme équivalent.

Expérience Professionnelle de 02 ans minimum à un poste similaire.

 

ACTIVITES : Gestion administrative

Ø  Traiter le courrier et assurer l'accueil physique et téléphonique;

Ø  Suivre la circulation des parapheurs ;

Ø  Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;

Ø  Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser ;

Ø  Organiser les réunions/ événements internes et externes et leurs logistiques;

Ø  Organiser les déplacements de la hiérarchie (billets d’avion, visa, logements…)

Ø  Gestion du stock des fournitures bureautiques ;

Ø  Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;

Ø  Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;

Ø  Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative ;

Ø  Participer aux réunions, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.

 

CONNAISSANCES :

Ø  Bonne maîtrise des techniques de communication orales et écrites ;

Ø  Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

Ø  Bonne maîtrise du pack Office et des outils de messagerie ;

Ø  Bilingue niveau professionnel (Français et Anglais).

 

COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES :

Ø  Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale ;

Ø  Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail ;

Ø  Sens des priorités ; Sens de l’organisation ; Capacité à prendre des initiatives ;

Ø  Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;

Ø  Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence.

 

SAVOIR-ÊTRE

Ø  Intégrité morale ;

Ø  Discrétion ; Très bon sens relationnel ;

Ø  Calme ; Autonome ; Accueillante ; Capacité d’anticipation ;

Ø  Force de proposition ;

Ø  Sens de l'écoute.

 

Merci d'envoyer lettre de motivation et CV par courriel à l’adresse contact@st-jamesholdings.com au plus tard le Vendredi 22 Octobre 2021 à 11:59 am.

Englsih Version

EXECUTIVE ASSISTANT

 

SAINT JAMES HOLDINGS, a group composed of several businesses, seeks to recruit an Executive Assistant to operate its activities. The position is based in Douala- Cameroon.

 

MISSION: The Assistant carries out administrative and management tasks. She collects processes and facilitates the dissemination of information needed for the functioning of the Executive Management and its services.

She informs and guides internal and external contacts in their dealings.

She is responsible, in conjunction with the Executive Management, for the material and logistical organisation of administrative meetings.

 

QUALIFICATIONS

§  Minimum HND in Executive Secretarial Duties, Business Management or any other equivalent diploma.

§  At least 2 years professional experience in a similar position.

 

TASKS: Administrative management

·        Process mail, answer phone calls and receive visitors;

·        Follow up the movement of the Signature book;

·        Manage electronic diaries and monitor deadlines;

·        Type and format documents (letters, e-mails, reports...), reproduce and distribute them;

·        Organise internal and external meetings/events and their logistics;

·        Organise travel for the hierarchy (air tickets, visas, accommodation, etc.)

·        Manage stock of office supplies;

·        Investigate files by verifying legal, administrative and financial regularity;

·        Organise, feed and update databases relating to administrative management;

·        Feed dashboards and extract information from administrative systems;

·        Participate in meetings, take notes, draft and distribute minutes of meetings.

 

KNOWLEDGE

·        Good command of oral and written communication techniques;

·        General knowledge of administrative management and secretarial techniques;

·        Good command of the Office pack and messaging tools;

·        Bilingual (English and French).

 

OPERATIONAL SKILLS

·        Very good writing and speaking skills;

·        Rigorous, organisational skills and work autonomy;

·        Sense of priorities, ability to take initiatives;

·        Ability to report on activity in a spontaneous and synthetic manner;

·        Ability to adapt to changes and deal with emergency situations.

 

INTERPERSONAL SKILLS

·        Moral integrity;

·        Discretion, very good interpersonal skills;

·        Calm, autonomous, welcoming, ability to anticipate;

·        Ability to make proposals;

·        Ability to listen.

 

Please send a cover letter and CV by email to contact@st-jamesholdings.com with the job title "Executive Assistant" in the subject line by Friday, 22 October 2021 at 11:59 am at the latest.

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